Документ : Составление и оформление служебных документов

Составление и оформление служебных документов

1. Основные виды документов,
применяемые в управленческой деятельности

Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от разновидностей. Так, например, протокол - вид документа. Разновидности его: протокол заседания, протокол собрания, протокол разногласий. Или акт - вид документа, его разновидности - акт приемки-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

Управленческая деятельность фиксируется, в основном, организационнораспорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различают три группы: организационные, распорядительные и справочноинформационные документы. К организационно-распорядительным документам относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания; к распорядительным постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы.

Отдельные формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Так, планирование осуществляется путем составления планов, различающихся в отраслевом, территориальном разрезе, по срокам. Учет отражается в статистической, бухгалтерской документации. Материально-техническое снабжение фиксируется в договорах, актах, нарядах, доверенностях и т.д.

Таким образом, каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.

Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления актуально для всех учреждений, организаций, предприятий (далее организации). Одним из путей ее эффективного решения является унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию, выработка единых научнообоснованных правил подготовки и оформления документов.

На сегодняшний день требования к составлению, оформлению документов определяет межгосударственный стандарт "Система организационно-распорядительной документации" (требования к оформлению документов) ГОСТ 6.38-90 и "Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти" (утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 г. N 1153).

2. Формуляр - образец документа

На основании вышеназванных нормативных документов служебные документы, составляемые в организациях, должны иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения в соответствии с формуляром - образцом (приложение 1). Реквизиты документа - это совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Реквизиты в формуляре-образце расположены с учетом последовательности операций по подготовке, оформлению и использованию документа, за каждым реквизитом закреплено строго определенное место с учетом максимального набора печатных знаков при их написании.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает следующий состав реквизитов документа:

1 - Государственный Герб Украины (порядок использования определяется законом); 2 - эмблема предприятия, учреждения, организации; 3 - изображение наград; 4 - код предприятия, учреждения, организации по Украинскому классификатору предприятий и организаций (УКПО); 5 - код формы документа по Украинскому классификатору управленческой документации (УКУД); 6 наименование министерства, другого центрального органа исполнительной власти; 7 - наименование предприятия, учреждения, организации; 8 наименование структурного подразделения; 9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер счета в банке; 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 - индекс; 13 - ссылка на индекс входящего документа; 14 - место составления или издания; 15 - гриф ограниченного доступа к документу; 16 - адресат; 17 гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложений; 23 - подпись; 24 гриф согласования; 25 - визы; 26 - печать; 27 - отметка о заверении копии; 28 - фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 - отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении документа.

Таким образом, в формуляре-образце дан максимальный набор реквизитов, постоянно встречающихся при составлении организационнораспорядительных документов. При составлении конкретных видов документов необходимо исходить из формуляра-образца, причем, естественно, ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, будет отсутствовать. Так, например в приказе, будут отсутствовать реквизиты 9, 13, 16, 17, а в письме - 10, 14, 17. Состав реквизитов определяется видом документа, его целевым назначением, содержанием, способом документирования.

3. Требования к бланкам

Служебные документы составляются на бланках, состав и расположение реквизитов которых определены ГОСТом 6.38-90.

Применение бланков повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов ОРД. Различие между ними состоит в том, что на бланке для писем содержатся реквизиты 9, 13, а на бланке для других документов на этой площади указываются реквизиты 10, 14.

Изготовление бланков конкретных видов документов (протоколов, приказов) допускается, если этих документов создается более 200 в год. Устанавливается два формата бланков: А4 (210х297) и А5 (148х210). Бланки могут изготовляться как с угловым, так и с продольным (по верхнему полю) расположением реквизитов, при этом их количество и последовательность идентичны. Бланки с угловым расположением реквизитов предпочтительнее, так как при этом более экономно используется свободная площадь документа. Подавляющее большинство организационно-распорядительных документов имеет реквизит "Адресат", а многие - реквизит "Гриф утверждения". В обоих случаях их удобно располагать на бланке с угловым расположением реквизитов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагаются центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения государственного герба - не более 20 мм.

Наименование организации (полное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами (положением, уставом). Сокращенное наименование употребляется, если оно официально зафиксировано в положении об организации, и помещается после полного.

В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

На бланках для писем указывают реквизиты: "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, номер счета в банке"; "Дата"; "Индекс"; "Ссылка на индекс и дату входящего документа"; "Код письма по УКУД"; "Код организации по УКПО".

На общих бланках указываются реквизиты: "Дата"; "Индекс"; "Место составления или издания"; "Код организации по УКПО".

В соответствии с ГОСТом 6.38-90 при печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля, для реквизита "Наименование предприятия, учреждения, организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое - 20 мм., верхнее - не менее 10 мм., правое и нижнее - не менее 8 мм.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

Бланки печатаются на государственном языке. Бланки на двух языках украинском и языке национального меньшинства - применяются в тех местностях, где в делопроизводстве наряду с государственным языком используется язык национального меньшинства в порядке, установленном законом. При этом на бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части, напечатанных на двух языках, герб следует располагать на верхнем поле над серединой строки или между разноязычными наименованиями организации.

При составлении документа на иностранных языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Некоторые внутренние документы (заявления, служебные записки и т.д.) и документы, созданные от имени нескольких организаций (совместные приказы, решения) оформляются не на бланках.

Незаполненные бланки, изготовленные типографским способом, являются документами строгой отчетности и хранятся у ответственного лица.

4. Оформление документов

Правила оформления документов предусматривают точное указание каждого реквизита в служебном документе.

4.1. Автор документа

Указание автора - обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных (официальных) документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. Должностные лица, подписывающие служебные документы в пределах своих полномочий, выступают при этом в качестве представителей организаций, авторами являются сами организации. В бланке документа автор указывается реквизитами 6, 7, 8.

4.2. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер счета в банке (реквизит 9)

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе, приводимые в бланке писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Украины. В бланке указывается справочный номер телефона (справочная служба, секретариат, канцелярия). В бланке для писем допускается указывать данные о номере счета в банке, содержащие сведения, необходимые для расчетноденежных операций. Например, Р. сч. N___ В Московском отд. Укрсоцбанка г.Киева.

4.3. Название вида документа

Реквизит 10 "Название вида документа" должен быть указан на всех документах за исключением писем. Название вида документа дает представление о характере информации, помогает правильно определить структуру текста, характер его изложения, оформления и облегчает классификацию документов. Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.д.) указывается на бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать компетенции организации, содержанию управленческой деятельности. Название вида документа печатается прописными буквами.

4.4. Датирование документа

Все служебные документы имеют дату (реквизит 11), которая служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. Датой документа является дата его подписания. Однако нередко дату подписания в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях дата подписания и отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существуют также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения в силу. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Элементы даты приводятся тремя парами арабских цифр в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 17 марта 1999 года следует писать 17.03.99. На число, месяц, год отводится по две цифры; при наличии одной цифры перед ней ставится ноль (05.04.99). В текстах нормативно-правовых актов и документах, имеющих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 12 июня 1999 года.

Дата подписания проставляется в левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном месте на бланке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи слева. Дата утверждения документа указывается в соответствующем грифе.

4.5. Индексация документов

Индексация заключается в присвоении документам условных обозначений индексов (реквизит 12), которые присваиваются документам при регистрации и указываются на месте составления, исполнения и хранения документов. Составные части индекса размещаются в таком порядке: порядковый регистрационный номер в пределах группы документов, которые регистрируются, индексы по номенклатуре дел, вопросам деятельности, корреспондентам, исполнителям и т.д., например: 345/01-10. Составные части отделяются друг от друга косой чертой.

Индекс совместного приказа составляется из индексов организаций, издавших его, и проставляется через дробь.

4.6. Адресование документов

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу. Адресат располагается в верхнем правом углу документа (реквизит 16). В адресате название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже. Если документ направляется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность адресата и фамилия - в дательном, инициалы идут после фамилии, например:

Харьковский электромеханический завод
Отдел снабжения и сбыта
Старшему экономисту
Петренко В. П.

В случае адресования документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Николаевского судостроительного завода Кравченко Д. С.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Директорам средних специальных учебных заведений.

На одном документе допускается указывать не более четырех адресов, если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом документе указывают один адресат.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, если документ направляется непостоянным корреспондентам. Почтовый адрес на документе не указывается при направлении в органы законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам своей системы. В таких случаях используются конверты с заранее напечатанными адресами.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя.

4.7. Резолюция

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции (реквизит 18), которую делает руководитель организации. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, личную подпись руководителя, дату, например:

Сорокину М.В.

Прошу подготовить план реализации продукции к 20.04.99

(подпись) 25.03.99.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, для исполнения поручения ему дается право созывать других исполнителей и координировать их работу. На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются: исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны в том случае, если есть необходимость детализации порядка исполнения документа.

Резолюция должна непосредственно проставляться на документе ниже реквизита "Адресат", параллельно основному тексту. Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части лицевой стороны первого листа, но не на поле документа, предназначенного для подшивки. Написание резолюции на отдельных листах или специальных бланках допускается в случае, если документ подлежит возврату или детализируется порядок исполнения документа и уточняются исполнители.

4.8. Заголовок к тексту

Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту (реквизит 19). Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия"; письмо (о чем?) "О поставке тары"; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок значительно упрощает обработку документа (регистрацию, распределение между исполнителями, контроль исполнения, поиск нужного документа). В ответных письмах перед заголовком после номера и даты документа дается ссылка на индекс и дату инициативного документа (реквизит 13). Эти данные служат поисковым признаком, с их помощью подбирается переписка по одному вопросу.

Без заголовка разрешается составлять короткие документы на формате А5 (148х210) (сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы).

4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов

На документах проставляются отметки, характеризующие отдельные этапы работы. Отметка "Срочно" указывает на необходимость обработки и исполнения документов в первую очередь.

Отметка о контроле (реквизит 20) помещается на левом поле первого листа документа (на уровне заголовка к тексту) и пишется слово "Контроль" или буква "К".

На документах (письмах, справках, заключениях) ставится отметка о непосредственном исполнителе документа (реквизит 28): его фамилия, номер служебного телефона, которые проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа, например:

Сидоров 276 12 65.

В случае необходимости указывается индекс машинистки (первые буквы имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров, дата печатания), например:

ВС 5 12.03.99.

Отметка об исполнении и направлении документа в дело (реквизит 29) ставится на нижнем поле лицевой стороны справа (короткая справка об исполнении, если нет документа о выполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором документ будет храниться, дата направления документа в дело, наименование и подпись исполнителя), например:

В дело N 04-12
Вопрос решен позитивно
в телефонном разговоре 02.03.99
(гл.экономист П. О.Котов).

Отметка "В дело" означает, что работа над документом закончена.

При перенесении данных на машинный носитель (реквизит 30), отметка ставится на нижнем правом поле первого листа документа и включает слова "Перенесено на машинный носитель", дату перенесения, номер массива, подпись лица, ответственного за перенесение данных.

Отметка о поступлении документа (регистрации) ставится на нижнем правом поле документа (реквизит 31), проставляется штамп о поступлении документа, в состав которого входит сокращенное наименование организации, дата поступления, индекс документа.

Удостоверение документов

Способы удостоверения документа - подписание, проставление печати, утверждение - придают документу юридическую силу. Подпись - обязательный реквизит документа (реквизит 23). Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки. Если документ готовится на бланке организации, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется. Например:

Директор завода (личная подпись) К.П.Иваненко.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строчки наименования должности без пропуска между инициалами и фамилией, инициалы печатают перед фамилией.

Если документ изготовлен не на бланке, в состав должности войдет полное наименование организации. Например:

Генеральный директор акционерного общества закрытого типа "Донбасстальконструкция" (личная подпись) (Инициалы, фамилия)

Руководитель организации или его заместитель подписывает наиболее важные внутренние документы и документы, направляемые в вышестоящие организации. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции, это оговаривается инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

В случае направления документа одновременно нескольким организациям высшего уровня и в неподведомственные организации руководитель подписывает все экземпляры, а в делах организации остается заверенная копия. Отправляя документы одновременно нескольким подведомственным учреждениям, подписывают только один оригинал, который остается в организации-авторе, а рассылаются заверенные канцелярией копии. Если отправляемые документы изготовлены множительным путем, то подпись руководителя воспроизводится с оригинала.

Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на нескольких лиц. Например, на протоколах - подписи председателя и секретаря, на договорах - подписи договаривающихся сторон, на документах, связанных с денежными и материальными ценностями, - подписи руководителя и главного бухгалтера и т.д. При подписании документов коллегиальных органов, финансовых и других документов подписи лиц, несущих ответственность за содержание документа, располагаются одна под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала), подпись старшего по должности указывается первой.

Например:

Директор института (подпись) (Инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (Инициалы, фамилия)

Если документ подписывается несколькими лицами одинаковой должности, то подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор строительного техникума	Директор педагогического училища
(Подпись) (Инициалы, фамилия)	(Подпись) (Инициалы, фамилия)

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, секретарь, члены). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если должностное лицо, подпись которого указана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, выполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилом или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Наименование должности по типу "И.о. директора" пишется в том случае, если имеет место официальное замещение должности по приказу.

Не допускается подписание документа с применением предлога "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Особым способом удостоверения документа после его подписания является утверждение. Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах. "Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти" (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины 17.10.97 N 1153, определяет примерный перечень документов, подлежащих утверждению. К ним относятся:

- акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

- отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

- сметы расходов (на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

- нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

- перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, создающихся в учреждениях с указанием сроков хранения документов, и т.д.);

- планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; получения доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

- программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

- расценки на производство работ;

- уставы государственных предприятий (объединений);

- структура и штатная численность;

- формы унифицированных документов;

- штатные расписания.

Утверждение документов производится соответствующим грифом (реквизит 17) или изданием распорядительного документа (постановление, решение, приказ). В состав грифа утверждения входит слово "Утверждаю", полное название должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизита бланка), личная подпись, инициалы и фамилия, дата, например:

Утверждаю
Министр финансов Украины (подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата

В соответствии с ГОСТом 6.38-90 "Система организационнораспорядительной документации" (требования к оформлению документов) слово "Утверждаю" печатают прописными буквами без разрядки, кавычек и двоеточия. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого поля), отступив от верхнего обреза листа 4-5 межстрочных интервалов. Составные части реквизита "гриф утверждения" должны содержать в одной строке не более 28 знаков и отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатают через один межстрочный интервал. При наличии нескольких грифов их располагают на одном уровне вертикальными рядами начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, гриф утверждения оформляется по следующей форме:

Утверждаю
приказ Министерства
финансов Украины
14.02.99 N 57

При этом указывается название документа в именительном падеже, его дата (без предлога "от") и номер.

В утвержденные документы вносить какие-либо исправления или дополнения без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается.

Для закрепления юридической силы документов на них проставляется печать. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать в организации одна, право пользования печатью оговаривается в Положении (Уставе) организации.

Примерная инструкция по делопроизводству, указанная выше, определяет перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, это:

- акты (приема законченных строительством объектов; оборудования; выполнения работ; списания; экспертизы и т.д.);

- листы согласования проектов нормативно-правовых актов;

- справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использования бюджетных ассигнований на зарплату; о начислении и причитающейся зарплате и т.д.);

- заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

- справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

- доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д);

- договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

- заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

- заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

- образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

- командировочные удостоверения;

- смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

- письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

- представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями);

- протоколы (согласования планов поставок);

- реестры (чеков; бюджетных поручений);

- спецификации (изделий, продукции);

- уставы государственных предприятий (объединений);

- титульные списки;

- штатные расписания.

Простых печатей, на которых герб не изображается, может быть несколько: для отдельных структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров, хозяйственное управление), целевого назначения ("Для справок", "Для пакетов" и др.). Металлические печати применяются при опечатывании ценных бандеролей, сейфов и отдельных помещений.

Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватил часть слова, указывающего должность подписывающего и его личную подпись. При подписании документа двумя или более должностными лицами печатью заверяется каждая подпись.

Согласование документов

В работе с организационно-распорядительными документами согласование может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется обычно визированием проекта документа. Виза состоит из подписи визирующего и даты согласования. В необходимых случаях могут быть указаны наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном листе, а на проекте документа после визы делается запись "Замечания и предложения прилагаются".

На внутренних документах виза проставляется как на лицевой стороне, так и на оборотной стороне листа проекта документа, если места на лицевой стороне последнего листа не хватает. Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации или ее структурных подразделениях.

Проекты нормативно-правовых актов организации проверяются работниками юридической службы организации на соответствие их законодательству и визируются ими на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования (реквизит 24) состоит из слова "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра экономики Украины
(подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата

В соответствии с ГОСТом 6.38-90 слово "Согласовано" печатают прописными буквами без разрядки, кавычек и двоеточия. Гриф согласования располагают на лицевой стороне листа документа слева ниже реквизита "подпись" от нулевого положения табулятора. Составные части грифа согласования отделяются друг от друга 1,5- 2 межстрочными интервалами.

Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол месткома
08.04.99 N 3

Если содержание документа касается более чем трех организаций, составляется "Лист согласования", о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется по такой форме:

Лист согласования

Название документа

Наименование должности	Наименование должности
(подпись) (Инициалы, фамилия)	(подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата	Дата

Оформление копий документов

Копия документа изготовляется только с разрешения руководителя организации или руководителя соответствующего структурного подразделения. Организация может удостоверить копии только тех документов, которые в ней создаются (это не распространяется на архивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частных нотариусов).

При приеме граждан на работу и на обучение удостоверение их трудовых, жилищных и других прав, а также при формировании личных дел сотрудников организация может изготовлять копии документов, выданные другими организациями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.д.).

Копия документа изготовляется рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка, и удостоверяется подписью должностного лица, которое подтверждает соответствие копии оригиналу.

Отметка "Копия" указывается в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа.

Надпись об удостоверении документа состоит из слова "Верно", названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию инициалов и фамилии, даты удостоверения копии и проставляется ниже реквизита "подпись", например:

Верно
Инспектор отдела кадров (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, текст бланков не воспроизводится, указывается только дата подписания документа и его регистрационный индекс, должность лица, удостоверившего копию, его подпись и дата удостоверения, например:

Дата, индекс
______________________
______________________
Начальник отдела (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Верно
Инспектор отдела кадров (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата

На копиях исходящих документов могут быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей; надпись об удостоверении документа, заверенная печатью (негербовой) с наименованием соответствующей организации или ее структурного подразделения (канцелярии). Копия документа должна иметь все исправления, сделанные в оригинале.

Оформление приложений к документам

Документы - приложения могут быть трех видов:

- утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

- направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение
к приказу Министерства
финансов Украины
14.03.99 N 7

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, письмам и т.д. оформляются в таком порядке:

Приложение: на 4 лист. в 2 экз.;

Если документ имеет приложения, полное название которых не приводится в тексте, то их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о выполнении плана поставки продукции за I квартал 1999 г. на 6 лист. в 1 экз.

2. График разгрузочных работ на II квартал 1999 г. на 2 лист. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы (книги, журналы), количество листов не указывается.

При большом количестве приложений на них составляется опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: соответственно описи на ___ лист.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 4 лист. в 2 экз. в первый адрес.

Сроки исполнения документов

Документы могут быть с указанием и без указания срока исполнения. Сроки исполнения могут указываться в самом документе или устанавливаться актами законодательства. В вышеназванной Примерной инструкции по делопроизводству приводится перечень некоторых видов документов с указанием сроков их исполнения:

Депутатские запросы исполняются не позднее как в 15-дневный срок о дня их получения или в срок, установленный Верховной Радой Украины.

Обращения народного депутата Украины и депутата местного совета народных депутатов исполняются в течение не более как 10 дней со дня получения.

Письма-поручения и письма-запросы организаций высшего уровня исполняются к указанному в них сроку исполнения или в течение 30 дней.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

Телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, требующие срочного решения, - до 2 дней, а остальные - в течение 10 дней.

Документы без указания срока исполнения должны быть исполнены не позднее как за 30 календарных дней, а документы с отметкой "срочно" - в течение 7 рабочих дней от даты подписания документа.

Срок исполнения документа может быть изменен только по указанию должностного лица, установившего его, а в случае отсутствия должностного лица - тем, кто его замещает. При необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее как за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а для документа без указанного срока исполнения - до окончания 30-дневного срока от даты его получения.